Perancangan Struktur Organisasi

Struktur Sederhana.

Kelebihan struktur sederhana adalah karena sangat simple. Dengan pola hubungan yang bersifat langsung, aktivitas-aktivitas organisasi bisa dilaksanakan dengan mekanisme yang fleksibel dan cepat. Biaya-biaya yang berkaitan dengan koordinasi dan control biasanya relative sangat kecil.
Kelemahan pokok dari struktur ini adalah aplikasinya sangat terbatas. Perusahaan-perusahaan wiraswasta yang baru didirikan atau organisasi-organisai kecil yang secara permanen tetap kecil mungkin tidak terganggu ketika menerapkan desain ini. Akan tetapi, ketika ukuran organisasi makin besar dan aktivitas-aktivitas lebih kompleks, biasanya struktur sederhana kehilangan efektivitasnya dan harus dicari desain lain yang lebih sesuai.

Struktur Fungsional.

            Struktur fungsional memiliki kelebihan dapat  menghindari duplikasi. Struktur fungsional lebih hemat sumber daya. Artinya dalam suatu organisasi tidak terdapat dua fungsi  yang berganda atau redundant. Hanya ada stu unit yang mengurusi, misalnya, masalah pemasaran. Maing-masing anggota ditempatkan pada fungsi atau bidang tersendiri,dan pengelola organisasi dapat mengontrol organisasi melalui manajer-manajer yang di tempatkan sebagai penanggung jawab masing-masing fungsi.

            Kelemahan dari struktur fungsional biasanya adalah pada beban yang harus di tanggung oleh pucuk pimpinan(Hatch, 1997:184). Ia adalah Satu-satunya orang yang mengetahui kondisi organisasi secara keseluruhan. Hal ini menjadi masalah ketika ukuran organisasi  makin besar dan aktivitas-aktivitasnya makin kompleks.

Namun ada kelemahan lain dalam struktur fungsional, yaitu persaingan antar-fungsi. Apabila fungsi-fungsi dalam organisasi di jalankan secara terpisah, tanpa suatu mekanisme yang mendukung kerja sama dan koordinasi, maka akan muncul “egoism fungsional”. Masina-masing fungsi merasa bahwa unitnya adalah yang aling berperan dalam keberhasilan organisasi. Jadi pengelola organisasi perlu mencermati kecenderungan seperti ini pada desain struktur fungsional.

Struktur Multidivisional.

            Kelebihan dari struktur multidivisional adalah bahwa level pucuk pimpinan dapat lebih berkonsentrasi pada aspek-aspek strategis. Sebagian masalah-masalh operasional sudah menjadi tanggung jawab kepala divisi. Selain itu, melalui struktur multidivisional, efektivitas organisasi dapat di pantau secara lebih objektif.

            Kelemahan desain struktur multidivisional antara lain :

1.    Terjadinya duplikasi.

2.    Konflik antar-divisi, atau divisi dengan kantor pusat.

3.    Beban koordinasi lebih besar

Organisasi multidivisional yang kurang fleksibel biasanya juga menghadapi masalah personel. Ketika masing – masing divisi mengembangkan spesialisasi yang sangat khusus. Tidak mudah bagi organisasi untuk mendristribusikan atau memindahkan persoel dari satu divisi ke divisi lain. Hal ini tentunya agak mengganggu dari sisi pemanfaatan dan pengembangan sumber daya manusia.

      Ada suatu bentuk organisasi yang mirip dengan organisasi multidivisional, yaitu konglomerasi ( holding – company). Biasanya , organisasi konglomerasi terdiri dari sejumlah perusahaan yang berbeda – beda bisnis intinya ( core business), baik didapat melalui proses akuisisi atau mendirikan perusahaan baru. Namun ada perbedaan disini, bahwa organisai induk pada konglomerasi tidak melihat divisi – divisinya sebagai sarana untuk menjangkau pasar , produk , atau kategori konsumen tertentu.

Struktur Matriks.

            Secara teoretis, struktur matriks sebenarnya  melanggar salah satu prinsip klasik yang sejak lama diterapkan dalam administrasi , yaitu kesatuan perintah ( unity of command). Seharusnya , seorang bawahan hanya diwajibkan melapor kepada seorang atasan, namun untuk mengambil manfaat dari penggabungan struktur fungsional dan multidivisional, seorang anggota organisasi dalam struktur matriks dimungkinkan memiliki dua atasan sekaligus. Pertama adalah kepala fungsi , dimana seseorang ditempatkan sesuai bidang keahlian . kedua adalah kepala proyek dimana ia diambil sebagian dalam suatu tim pelaksana.

            Struktur matriks ada yang bersifat temporer dan ada pula yang permanen. Struktur matriks temporer berlaku efektif selama suatu proyek berlangsung (misalnya proyek – proyek pada perusahaan iklan, televise, laboratorium, atau konsultan). Ada pula struktur matriks yang bersifat permanen yaitu dualism struktur yang bersifat tetap. Contohnya adalah organisasi universitas, dimana masing – masing fakultas, jurusan atau program studi mngelola berbagai kuliah untuk mahasiswanya.

            Kelebihan struktur matriks :

1.    Menghindari atau mengurangi “ego” fungsional.

2.    Mengalokasikan tenaga spesialis secara efisien.

3.    Lebih fleksibel daripada struktur multidivisional.

4.    Memberi kebebasan lebih besar kepada anggota organisasi.

5.    Menyeimbngakan antara efisiensi(cost-control) dan kecepatan(responsiveness).

Kelemahan dari struktur matriks :

1.    Lebih membingungkan.

2.    Mendorong terjadinya perebutan kekuasaan(power struggle)

3.    Tekanan pada individu.

4.    Beban untuk menyeimbangkan antara kepentingan fungsional dan proyek.

Struktur Campuran.

Tujuan dari struktur campuran adalah untuk menyesuaikan kebutuhan-kebutuhan khusus dari suatu unit tanpa mengubah desain organisasi secara keseluruhan.

Ada dua jenis dari struktur campuran yang penting, yaitu desain struktur matriks global(global matrix) yang biasa di gunakan oleh MNCs dan struktur organisasi jaringan. Struktur matriks global disebut struktur campuran karena perusahaan-perusahaan lokal yang tersebar di berbagai benua biasanya terdiri dari berbagai desain struktur yang berbeda. Struktur jaringan bertitik tolak dari konsep outsourcing dan kolaborasi. Dalam bentuk yang sangat ekstrem, struktur jaringan menghasilkan apa yang disebut dengan organisasi virtual (virtual organization), dimana semua aktivitas organisasi telah habis di-outsourcing.

            Keuntungan dari organisasi jaringan adalah :

1.    Mendorong sharing informasi.

2.    Memudahkan pengambilan keputusan.

3.    Memacu inovasi.

4.    Sangat fleksibel untuk mengikuti perubahan tren atau mode.

5.    Dapat merespons kebutuhan-kebutuhan atau preferensi-preferensi konsumen yang bersifat lokal.

Kelemahan dari struktur jaringan adalah :

1.    Tidak bias diterapkan pada semua jenis industri.

2.    Kemungkinan eksploitasi.

3.    Masalah identitas organisasi(organizational identity).

4.    Perlu pengelolaan khusus terhadap manajer level menengah dan spesialis.

Peran Administrasi Dalam Perancangan Struktur.

            Secara umum, struktur sederhana dalam model Mintzberg sama dengan struktur sederhana yang telah kita bicarakan. Struktur divisional memiliki karakteristik yang serupa dengan struktur multidivisional, sementara struktur birokrasi mesin lebih kurang sejalan dengan sifat – sifat struktur fungsional. Struktur inovasi mencakup desain struktur matriks dan organisasi jaringan.

            Jadi , satu – satunya yang agak berbeda disini adalah struktur birokrasi professional. Struktur ini dicirikan oleh elemen pelaksanaan (operating core) yang terdiri dari tenaga – tenaga professional atau terdidik. Organisasi – organisasi yang didominasi oleh unsur professional biasanya sesuai memakai struktur ini.

Karakteristik Desain Struktur Mintzberg

ELEMEN	DESAIN STRUKTUR
	Sederhana	B. Mesin	B. Profesional	Divisonal	Inovasi
Operating Core	Bertanggung jawab langsung pada pengelola	Menjalankan operasi berdasarkan aturan & prosedur	Pelaksana adalah kunci	Bertanggung jawab kepada kepala divisi	Pelaksana, manajer dan staff banyak dan batas ketiganya blur
Middle line	Tidak ada	Manajer adalah pengawas	sedikit	Kepala divisi adalah kunci
Support staff	Tidak ada	pendukung	pendukung	pendukung
Techno structure	Tidak ada	Pembuat peraturan adalah kunci	Sedikit	sedikit	Sangat sedikit atau tidak ada
Strategic Apex	Satu orang	beberapa	beberapa	beberapa	beberapa

            Cara merancang struktur melalui model Mintzberg mungkin tidak terlalu fleksibel dibandingkan berbagai jenis desain yang telah dijelaskan. Sebab, disini patokannya adalah pada unsur – unsur pembangunan desain struktur suatu organisasi, bukan struktur itu sendiri.

            Dalam era informasi saat ini, tampaknya perancangan struktur lebih mendekati pada seni (art) dari pada teknis atau ilmu pasti (science). Artinya , pertimbangan yang luwes dan kreatif barangkali lebih dibutuhkan dari pada sekedar mempertahankan kaidah – kaidah baku dalam perencanaan struktur organisasi.

            Elemen-elemen yang digunakan dalam merancang struktur adalah :

1.    Elemen operasional(operating core).

2.    Manajer menengah(middle line),sebagai penghubung elemen operasional dan pucuk pimpinan.

3.    Pucuk pimpinan(strategic apex).

4.    Para pembuat aturan(technostructure), yaitu analis yang bertugas menyusun bentuk-bentuk standardisasi dalam organisasi.

5.    Staf pendukung(support staff).

Sebelum merancang suatu struktur, seorang administrator perlu merumuskan :

1.    Penetapan fungsi setiap anggota, yaitu ruang lingkup general dan sifat penugasannya.

2.    Pengalokasian wewenang, yaitu menetapkan siapa yang di beri wewenang untuk menerjemahkan keputusan tersebut secara lebih rinci.

3.    Penetapan batas-batas tindakan yang boleh dilakukan oleh seorang anggota agar terjadi saling koordinasi di dalam organisasi.

Peran administrator adalah menemukan “kombinasi” rancangan struktur yang paling sesuai berdasarkan pertimbangan-pertimbangan  khusus mengenai tugas-tugas yang harus di jalankan organisasi itu sendiri. Saat ini, perancangan lebih mendekati pada seni(art) daripada teknis atau ilmu pasti(science).